Digitalna arhiva
Digitalna arhiva predstavlja repozitorij dokumentacije koja je dostupna 24x7. Unutra se pohranjuje dokumentacija neovisno o izvoru i vrsti dokumenta. Pretraživanje je iznimno lagano kroz internet aplikaciju.
Unos dokumentacije obavlja se kroz:
- skeniranje ulaznih dokumenata u datoteku PDF formata na stanicama za skeniranje, obrada skeniranog dokumenta (poboljšanje izgleda skeniranog dokumenta) i izravan unos u dokumentacijski sustav
- unos dokumenata u elektroničkom obliku (datoteka iz programa za obradu teksta, elektronska pošta i slično) u dokumentacijski sustav
Digitalna arhiva sadrži sve karakteristike sustava za upravljanje dokumentacijom (DMS – Document Management System):
- sigurnost pristupa dokumentima putem dodjele prava pristupa korisnicima arhive
- pretraživanje dokumenata prema atributima pridijeljenima pojedinom dokumentu
- lakše upravljanje pravima pristupa putem grupa korisnika
- pregled povijesnih podataka u obradi dokumenta:
- izvršioci akcija nad pojedinim dokumentom
- izvedene akcije
- datum i vrijeme izvođenja akcija
- određivanje sigurnosne politike s obzirom na:
- tip dokumenta
- svojstva dokumenta
- korisnicima koji pristupaju dokumentu
- osiguravanje revizijske sljedljivosti (audit trail) prema sigurnosnoj politici tvrtke
- organizaciju dokumenata unutar dokumentacijskog sustava kroz strukturu mapa