Ugovori
Aplikacija Ugovori uređuje područje obrade ugovora koji dolaze u organizaciju u originalnom papirnom obliku, odnosno kreiraju se u el. obliku unutar same organizacije.
Obrada ugovora obuhvaća unos ugovora u dokumentacijski sustav (uz prethodnu pripremu i skeniranje ukoliko je originalni ugovor u papirnatom obliku), distribuciju ugovora i odobrenje. Naglasak aplikacije je na distribuciji i potvrđivanju ugovora.
Problematika je vrlo zahtjevna, jer obuhvaća automatizaciju prijema i obrade papirnih ugovora i ugovora u el. obliku. Konačan broj korisnika sustava je velik, što znači da sustav mora biti jednostavan za korištenje te raditi ispravno i bez greške. Uvjet za rad takvih rješenja je rad cjelokupnog informacijskoga sustava tvrtke.
Glavne prednosti
Upravljanje ugovorima obuhvaća postupke prijema/unosa, pregleda, obrade i odobravanja ugovora. Obično u tim postupcima sudjeluje više ljudi iz različnih organizacijskih područja. Zbog različite strukture korisnika i lakšeg rada, aplikaciju je potrebno postaviti na način da je jednostavna za uporabu korisnicima.
Prilagodljivost naručitelju
Sustav mora odražavati realnu sliku organizacije tvrtke – naručitelja (organizacija i procesi u tvrtki, infrastruktura, lokacijska distribuiranost,... )
U organizaciju naručitelja ulaze:
- organizacijske jedinice - različni uredi, odjeli, područja i ostali oblici organizacijskih jedinica, bilo na jednoj ili na više lokacija;
- uloge korisnika u procesima - s obzirom na organizacijsku strukturu npr. radnik, predradnik, šef, direktor, kao i uloge korisnika u pojedinom postupku, koji može i ne mora biti povezana s položajem u tvrtki;
- procesi pri radu s pojedinim dokumentima;
- prava - s obzirom na organizaciju, uloge, korisnike, tipove dokumenata, statusa dokumenata i ostalih svojstava;
- jednostavna administracija – omogućuje brzo i jednostavno slijeđenje promjena u organizaciji naručitelja i promjenu uloga i prava pojedinih korisnika
Cjelokupan sustav prijema/unosa, distribucije i obrade ugovora obuhvaća više koraka, koji su nužni za učinkovit rad. Pojedine korake određujemo preko sustava za pretvorbu papirnih dokumenata u elektronski oblik (elektronski arhiv), određeni koraci se izvode u postojećim naručiteljevim aplikacijama (npr. klasifikacija dokumenata, ...), određene akcije se izvode neposredno u aplikaciji Ugovori.
Obrada prispjelih ugovora se izvodi u slijedećim koracima:
- skeniranje papirnog dokumenta/ugovora (u primjeru ugovora u papirnom obliku)
- unos dokumenta u el. obliku u dokumentacijski sustav
- unos podatka o ugovoru u bazu podataka i povezivanje slike ugovora i podataka o ugovoru
- distribucija ugovora
- obrada ugovora
- arhiviranje ugovora s primjerenim podacima
Skeniranje papirnog dokumenta
Skeniranje papirnog dokumenta predstavlja osnovu za upravljanje ulaznih papirnih dokumenata u elektronskom obliku. Skeniranjem se na jednostavan način pretvara papirni dokument u elektronsku sliku dokumenta, koju kasnije koristimo u aplikaciji Ugovori zajedno s unesenim podacima.
Referent skenira dokument pomoću unaprijed definiranog procesa za skeniranje. Iz postupka skeniranja dobivamo osnovne podatke: Urudžbeni broj ili barkod, datum skeniranja, autor skeniranja i naravno sliku dokumenta.
Unos e-dokumenta u dokumentacijski sustav
Unos e-dokumenata u sustav se izvodi preko Wizarda. U prvom koraku pronađemo dokument kojeg želimo unijeti u sustav, te specificiramo njegov tip (npr. tip: Ugovor). Izberemo vrstu dokumenta. S obzirom na odabrani tip dokumenta izaberemo odgovarajući predložak. U ovisnosti o korištenom profilu (tip dokumenta i njegova uporaba) dokument se automatski ili ručno umeće u strukturu mape (direktorija). Slijedeći korak je klasifikacija dokumenta.
Unos podatka o ugovoru u bazu podataka i povezivanje slike ugovora i podataka o ugovoru
U postupku klasifikacije unesemo podatke, koje znamo po prispjeću ugovora (npr. podaci iz ugovora, ulazni broj dokumenta, broj stavaka, datum prispjeća itd.). Preporučamo da se u fazi klasifikacije unese što veći broj podataka.
Klasifikacija se obavlja preko korisnički prilagođenog sučelja. Klasifikacija e-dokumenta je posao Wizarda pri unosu/kreiranju dokumenta. Wizard omogućava specifikaciju atributa dokumenta i samim tim njegovu klasifikaciju. Klasifikacija omogućava korištenje automatskog imenovanja dokumenata i njegovo numeriranje (postoji mogućnost izbora različitih načina označavanja verzija dokumenata).
Detaljan način klasifikacije se dogovara s naručiteljem, osobito vrsta podataka i način izmjene podataka.
Distribucija ugovora
Distribucija prispjelih ugovora se izvodi na način koji odražava organizaciju i način rada korisnika. Prije početka implementacije definiraju se detaljno način rada, želje i potrebe korisnika.
Po dogovoru s korisnikom, odnosno po definiranju postupaka koji se koriste u tvrtki, te želja o načinu izvedbe, distribuciju je moguće izvesti na dva načina:
Automatska distribucija s pomoću predefiniranih postupaka. Postupci obično sadrže:
- liste korisnika,
- organizacijsku strukturu (odjel, sektor...)
- uloge korisnika (potpisnik, predpotpisnik, direktor sektora...)
- putove pojedinih vrsta dokumenata
- uvjete prijenosa dokumenata od jednog do drugog sudionika
- podatke, koje je potrebno pratiti - prema vrsti i vremenu
- izmjene i identifikatore tih izmjena
Ručna distribucija, gdje korisnik sam odabire kome će poslati dokument.
Ručnu distribuciju koristimo kada ne možemo ili nije potrebno definirati automatske postupke likvidacije, odnosno kada postoji toliko iznimnih situacija da ih je teško ili nemoguće predvidjeti. Ručnu distribuciju koristimo samo kada svaki potpisnik zna tko je slijedeći potpisnik.
Za implementaciju ručne distribucije isto tako trebamo:
- organizacijsku strukturu (odjel, sektor...)
- uloge korisnika (potpisnik, predpotpisnik, materijalni likvidator, direktor sektora...)
- putove pojedinih vrsta dokumenata
- kontrole - npr. potpisnik br. 2 ne može potpisati/odobriti ugovora ako prethodno ugovor nije odobrio potpisnik br.1
- podatke, koje je potrebno pratiti - prema vrsti i vremenu
- izmjene i identifikatore tih izmjena
Ručna distribucija može biti prva faza implementacije i omogućiti nadogradnju u automatsku distribuciju, nakon što korisnici ispitaju sustav i vide njegove mogućnosti.
Grupe korisnika
Realizacija grupe korisnika u dokumentacijskom sustavu je kao i svi drugi elementi sustava realizirana na objektni način. To znači, da svaka grupa korisnika, jednako kao i dokumenti, ima određena ovlaštenja koje koristimo u poslovnom procesu realiziranom unutar aplikacije.
Korištenje grupe korisnika ima slijedeću namjenu:
- Realizacija sigurnosne politike
- Udruživanje korisnika u grupe unutar kojih svi korisnici imaju jednake uloge
Koristimo slijedeće grupe korisnika:
- Urudžbeni – Korisnici u urudžbenom pripremaju dokumente u papirnom obliku (prijem, priprema, skeniranje). Moguće je u urudžbenom napraviti i klasifikaciju dokumenata, ali je uobičajeno da se klasifikacija izvodi u drugim odjelima organizacije preko transakcijskog sustava, odnosno financijskih aplikacija.
- Distributor – Distributor je osoba koja zna kome i gdje poslati dokument unutar odjela.
- Administrator – Administrator je osoba koja brine o tijeku i radu aplikacija
Sigurnosna politika
Sigurnosna politika je značajan element realizacije poslovnoga procesa. Potrebno je odrediti sigurnosnu politiku s obzirom na:
- tip dokumenta,
- ulogu korisnika,
- organizacijsku strukturu,
- fazu životnog ciklusa dokumenta.
Sigurnosnu politiku prilagođavamo potrebama naručitelja.
Praćenje (slijed) dokumenta
Za potrebe praćenja dokumenta kreiraju se podaci o zaprimanju dokumenta, izvršenim zadacima, sudionicima i vremenu. Za svaki dokument je vidljivo:
- tko je izveo akciju nad pojedinim dokumentom
- što je bila svrha akcije,
- kada je akcija izvedena.
Podaci su zapisani među detaljima o dokumentu i moguće ih je vidjeti u svakom trenutku.
Verzije dokumenta
Kroz aplikaciju je omogućeno praćenje verzija dokumenta, s obzirom na vrijeme kreiranja.
Povezivanje dokumenta
Za povezivanje ugovora i prateće dokumentacije (aneksi, računi isl.) koristimo dvije mogućnosti :
- povezivanje (relacija) : definiramo povezanost dokumenata
- virtualni dokument : definiramo povezanost dokumenata i njihovu međusobnu hijerarhiju
Obrada ugovora
Obrada pojedinih ugovora je povezana s postupcima u distribuciji prispjelih ugovora. S naručiteljem se dogovaraju postupci koji se provode nad pojedinim ugovorom. Obično su to različite potvrde/odbijanja, opisivanje ili određivanje značaja pojedinog ugovora.
Značajke i prednosti aplikacije
Osnovne značajke aplikacije su:
- Elektronski prihvat, pohrana i pregled ugovora i prateće dokumentacije
- Prosljeđivanje ugovora i prateće dokumentacije odgovarajućim korisnicima/grupi korisnika unutar organizacije na pregled i odobrenje
- Nametanje organizacijskih standarda pri obradi svih ugovora, prikazujući trenutni status tokom cijelog procesa odobravanja ugovora
- Potpora adhoc prosljeđivanju u primjeru iznimnih slučajeva ugovora
- Automatski prihvat odobrenja el. potpisom preko web-a
- Automatsko generiranje broja ugovora
- Automatsko popunjavanje ugovora
- Brzo pretraživanje i ponovno pronalaženje ugovora preko atributa ili sadržaja
- Podsjetnik odabranih korisnika na određene akcije vezane uz pojedine ugovore
Osnovne prednosti aplikacije su:
- Omogućava siguran online pristup ugovorima
- Unaprjeđuje efikasnost i maksimalnu iskoristivost «odobrenih» ugovora
- Smanjuje trošak obrade i rizik
- Poboljšava internu kontrolu i nivo održavanja
- Smanjuje redundanciju vremena potrebnog za upravljanje opsežnim životnim ciklusom odobravanja ugovora