Upravljanje dokumentima
Unaprjeđivanje procesa upravljanja informacijama postaje neminovnost u tvrtkama i organizacijama svih veličina jer one predstavljaju njihovu značajnu intelektualnu imovinu. Mnoge se organizacije (financijske ustanove, osiguravateljske kuće, vladine tvrtke i agencije, zdravstvene ustanove) u pružanju svojih usluga još uvijek oslanjaju na poslovne procese temeljene na ručnoj ili poluatomatiziranoj obradi i rukovanju papirnatim dokumentima te višekratnim osobnim evidencijama i kopijama tih dokumenata.
Upravljanje nestrukturiranim dokumentima i sadržajem postao je ključni zahtjev za opstanak i rast tvrtki. Strukturirana je samo manja količina informacija koje se koriste u transakcijskim poslovnim sustavima kao što su ERP, CRM. Pod nestrukturiranim dokumentima podrazumijevaju se svi dokumenti za koje bilo kakav podatak o dokumentu možemo naći samo otvaranjem (čitanjem) dokumenta. Strukturirani dokumenti su oni za koje su sve značajke ili cijeli tekst po svakom elementu (riječ, slika, tema, sadržaj, sažetak, autor, iznos, datum, ključne riječi i td, ...) uvedeni u bazu podataka i moguće je do njih doći bez čitanja sadržaja dokumenta.
Veći dio dokumenata tvrtke je nestrukturiran i pohranjen u različitim formatima (papir, razne elektroničke forme: od e-mail poruka, preko MS Word dokumenta, sve do web stranica i multimedijalnih sadržaja), a odvijanje poslovnih procesa temelji se na navedenim sadržajima.
Povezivanje poslovnih sadržaja
Rješenja za upravljanje poslovnim sadržajima – Enterprise Content Management (ECM) – omogućuju organizacijama spajanje sadržaja i poslovnih procese kroz jedinstvenu platformu. ECM je kategorija softvera koja omogućava upravljanje svim nestrukturiranim informacijama, odnosno sadržajem, na sustavan i integriran način.
Informacije postoje u raznim digitalnim oblicima: tekstualni dokumenti, inženjerski nacrti, slike, audio i video zapisi e-mail. ECM sustav omogućuje kreiranje sadržaja kroz desktop aplikacije i pripadne jednostavne predloške za kreiranje sadržaja. Također omogućava dohvat postojećih sadržaj iz različitih izvora (iz core aplikacija, transakcijskih sustava, skeniranjem, i sl.) pomoću različitih poveznih komponenti (npr. komponenta za masovno skeniranje i indeksiranje, konektori prema etabliranim aplikacijama – kao što je SAP,...).
Dodavanje vrijednosti upravljanju poslovnim sadržajem:
- ECM dodaje inteligenciju kroz kategorizaciju, klasifikaciju i tipove dokumenata kako bi se dokumenti mogli pretraživati i dohvaćati brže i efikasnije.
- ECM upravlja pregledom, revizijama i procesom odobrenja za svaki dio sadržaja u skladu s definiranim poslovnim pravilima (workflow i lifecycle management).
- ECM kontrolira objavljivanje sadržaja kroz više kanala. Isti sadržaj istovremeno može biti objavljen na Internet stranicama, ispisan kao tekst dokument, poslan na faks uređaj ili na bežični uređaj.
- ECM sustav pripada dijelu IT infrastrukture i predstavlja cjelovito rješenje problema praćenja dokumenata i informacija, a obuhvaća sljedeća područja:
- Document Management - upravljanje dokumentima za klasifikaciju, pohranu i pretraživanje dokumenata, kontrolu inačica (verzioniranje) te prava pristupa i sigurnost dokumenata.
- Web Content Management - upravljanje sadržajima na Internet stranicama omogućuje automatizaciju objave sadržaja te mogućnost upravljanja promjenjivim sadržajem.
- Records Management - upravljanje zapisima koji prati pravnu i poslovnu regulativu dokumenta, brine se o rokovima čuvanja i arhiviranja te osigurava zakonsko, pravno i poslovno usklađenje.
- Document Imaging - digitalizacija dokumenata - sučelje za skeniranje, pretvorbu i upravljanje papirnatim dokumentima.
- Document-Centric Collaboration - podrška poslovnoj suradnji – omogućuje dijeljenje mapa i dokumenata, podršku projektnom radu, raspravama i porukama po dokumentima i predmetima.
- Workflow Management – Proces rada za podršku poslovnim procesima, usmjeravanju sadržaja, dodjeljivanju radnih zadataka i stvaranju kontrole obavljenih radnji.
Prednosti ECM sustava:
- skraćeno vrijeme distribucije i pristupa dokumentima,
- transparentnost poslovanja,
- centralizacija pohranjivanja, dostupnosti, sigurnosti i nadzora,
- kraće vrijeme uređivanja, odlaganja i traženja dokumenata,
- kraće vrijeme odziva sustava,
- manja količina papira za rukovanje,
- manje prostora potrebnog za arhivu,
- manje umnožavanje dokumenata.
U tvrtkama je očita potreba za odgovarajućim sustavom kreiranja, upravljanja i nadzora nad životnim ciklusom dokumentacije, tj. putem koji dokument prođe tijekom svog životnog vijeka. Osnovni problem koji se pojavljuje upravo je skretanje s putanje, zadržavanje ili čak zaustavljanje protoka informacija.
ECM sustav prati dokumente u cijelom njihovom životnom ciklusu. Omogućuje pohranjivanje i arhiviranje, praćenje, pretraživanje, dohvaćanje i obradu informacija u njima te dijeljenje istih u organizaciji i izvan nje.
Suvremeni trend razvoja ECM sustava možemo prikazati u nekoliko točaka:
- ECM sustav je dio IT infrastrukture, sve više dobavljača ga nudi korisnicima,
- Integracija i jedinstveni repozitorij sadržaja je ključni izazov u izgradnji ECM sustava,
- Korištenje web kanala komunikacije je sve učestalije,
- Alternativni modeli isporuke sadržaja, poput SaaS (solutions as a service),
- Utjecaj metapodataka u pretraživanju sadržaja postaje jasnije i učinkovitije,
- Jednostavno korištenje ECM sustava 'za laike', nisu potrebna tehnička predznanja,
- Korištenje ECM sustava nije više privilegija samo velikih tvrtki i organizacija
Tvrtke kao što su banke, vladine tvrtke i agencije, farmaceutska industrija, zdravstvene ustanove već neko vrijeme prepoznaju potrebu za preciznim rješenjima za kontrolu sadržaja. Takva rješenja oslanjaju se na EDM Electronic Document Management (sustav za upravljanje dokumentacijom) kako bi omogućili provjerljivu usklađenost sa standardima i izbjegli kazne što bi moglo utjecati na njihovu profitabilnost.
Sustav upravljanja dokumentima razlikuje se od sustava za arhiviranje dokumenata u tome što omogućuje i aktivnu podršku procesu upravljanja dokumentima od njihovog nastanka, preko pregleda, odobrenja, distribucije do njihovog arhiviranja. Arhiviranje je samo jedno od mogućih stanja dokumenta u njegovom životnom ciklusu.